I lavoratori dipendenti si trovano oggi più che mai a condividere una modalità di lavoro che, fino a qualche anno fa, interessava quasi esclusivamente i freelance: lo smart working. Se, infatti, fino al 2020 il lavoro da remoto – o in mobilità – era una prerogativa tipica dei liberi professionisti, la pandemia ha modificato radicalmente i paradigmi legati ai luoghi di lavoro, estendendoli ben oltre le mura dell’ufficio. Da quel momento in poi, anche in Italia hanno preso sempre più piede il lavoro ibrido e lo smart working e, con essi, sono cambiate anche le esigenze relative alle postazioni di lavoro.
Queste ultime, chiamate anche workstation, sono lo spazio deputato all’attività professionale del singolo operatore: gli uffici sono ovviamente progettati a monte per ospitarle e massimizzare la produttività, mentre gli spazi più privati – come la propria casa o addirittura il luogo di villeggiatura – devono oggi plasmarsi su queste nuove necessità. Nel secondo caso, è nata addirittura una nuova tendenza: si chiama “holiday working” o “workation”, un neologismo che fonde i termini “work” e “vacation” e indica il lavoro in vacanza, facendo propria l’idea che il lavoro in mobilità sia oggi una possibilità reale a prescindere da dove ci si trovi, e che – quando svolto nel modo giusto – permetta di essere produttivi senza compromettere il meritato relax. In tal senso, il rapporto annuale “Tendenze di viaggio di Skyscanner” segnala che un terzo di chi lavorerà in viaggio, lo farà per poter trascorrere più tempo nella destinazione di villeggiatura.
In questo nuovo nomadismo digitale, un trend che secondo l’Associazione Nazionale Nomadi Digitali interessa ben trentacinque milioni di persone in tutto il mondo (ed è destinato a crescere nel futuro), è molto importante saper organizzare al meglio la propria postazione di lavoro da remoto.
Lo studio Future-Proof che Dell Technologies ha realizzato in collaborazione con Savanta ComRes, evidenzia che la Generazione Z considera la possibilità di lavorare da remoto una discriminante molto importante: la ricerca, condotta su un campione di adulti tra i 18 e i 26 anni in quindici diversi Paesi, indica infatti che il 63% di loro valuta la scelta di un posto di lavoro anche in funzione dello smart working.
Alla luce di queste tendenze, le aziende dovrebbero attrezzarsi per fornire ai propri dipendenti tutti gli strumenti necessari per uno svolgimento smart e sicuro del lavoro da remoto, ovunque essi si trovino.
Ma come farlo e con quale equipaggiamento tecnologico?
Gli strumenti tecnologici che agevolano il lavoro da remoto
Stanza d’albergo, casa delle vacanze, bordo piscina, bistrot, spiaggia: potenzialmente, qualunque luogo può trasformarsi in una postazione di lavoro e favorire la massima produttività, anche quando siamo in vacanza. Ciò che è importante è che sia strutturato nel modo corretto e che veda la disponibilità di computer, tablet o smartphone e connessione internet.
Abbiamo in precedenza utilizzato il termine “organizzare” perché proprio un’organizzazione accurata permette di ottenere il massimo da questa modalità di lavoro: essa deve interessare sia il corretto bilanciamento tra i momenti di svago e quelli dedicati alle attività professionali, sia le tecnologie da utilizzare.
Una postazione di lavoro efficiente comincia da un’attenta selezione degli “strumenti” a disposizione: se, da un lato, una stampante potrebbe oggigiorno essere considerata non più indispensabile per il lavoro in mobilità, è bene dotarsi sempre di un hard disk portatile – meglio ancora se resistente e compatto – sul quale effettuare il backup dei propri dati; di un solido work travel case nel quale riporre device e accessori; di un monitor portatile per (esistono oggi modelli salvaspazio molto performanti) e di pratici auricolari.
Dal punto di vista invece del supporto ai flussi di comunicazione, necessari alla collaborazione e alla condivisione delle informazioni, l’azienda deve fornire ai dipendenti strumenti per comunicare ovunque essi siano, ad esempio con centralini virtuali che permettono di utilizzare da qualsiasi device, servizi di messaggistica istantanea, di condivisione documentale e social collaboration, (come il Cloud) oltre che naturalmente le applicazioni di videoconferenza.
Prima ancora di tutto quanto finora elencato, però, in qualunque “digital workplace” è essenziale poter disporre di una connessione al web con la quale navigare in modo fluido, affidabile e sicuro.
Tutela della navigazione Internet: la rete VPN
La connettività è la prima e fondamentale discriminante per poter lavorare efficacemente, anche in vacanza: se ci si trova in viaggio, è quindi opportuno informarsi che il luogo e l’alloggio scelti dispongano di una connessione Wi-Fi da poter utilizzare, così come in merito alla sua velocità, ai relativi costi e all’aspetto della tutela della privacy.
In particolare per quanto riguarda quest’ultimo fattore, le aziende devono strutturarsi in modo da implementare un servizio di VPN (Virtual Private Network), ossia un software che cela nell’anonimato traffico e posizione criptando tutti i dati inviati tramite internet: una prerogativa essenziale per tutti, e in particolare per i dipendenti in mobilità che si trovano a dover accedere a dati sensibili scambiati con clienti, colleghi e fornitori o con i server dei computer aziendali.
Router portatili: per lavorare in mobilità anche quando la connessione non c’è, è insufficiente o troppo costosa
E se la connessione internet nel luogo di vacanza non c’è, non è abbastanza performante oppure è semplicemente troppo onerosa? In questo caso, un’ottima soluzione è rappresentata dai router portatili, molto comodi e convenienti in contesti di lavoro in mobilità e progettati per soddisfare diverse esigenze:
- Quando sono collegati alla rete telefonica, funzionano come normali modem-router della rete domestica.
- Quando sono collegati a un modem che non ha connettività senza fili, lo trasformano in Wi-Fi.
- In assenza di connessione, permettono di navigare online.
Il principale vantaggio dei router portatili è legato al fatto che consentono di evitare di utilizzare il proprio smartphone in modalità hotspot, suggerita sempre e soltanto in caso di emergenza.
Piccoli e compatti nelle dimensioni, i router portatili supportano in genere da quattro a dieci device elettronici come computer, tablet e smartphone e permettono l’inserimento di una scheda SIM dati per consentire la connessione in mobilità.
Nella scelta del router portatile più adatto alle proprie esigenze di smart working, sarà quindi fondamentale valutare la velocità di download e upload che, nei modelli di quarta generazione (ossia con connessione 4G), può arrivare rispettivamente fino a 100 e 50 megabit per secondo (Mbps). Oggi, sul mercato sono inoltre disponibili router Wi-Fi portatili con SIM con processori piuttosto potenti, che “tollerano” bene anche attività più impegnative come lo streaming da più dispositivi, con possibilità multipla di connessione al dispositivo per un massimo di venti utenti e persino l’opzione di creare Cloud personali.
Che differenza c’è tra un router Wi-Fi portatile con SIM (a volte chiamato anche “saponetta Wi-Fi”) e la classica chiavetta internet, fino a qualche anno fa utilizzatissima per connettersi alla rete in assenza di connessione fissa?
Il primo sfrutta il wireless per permettere l’accesso a internet di più dispositivi contemporaneamente, mentre la seconda consente l’accesso alla rete esclusivamente tramite USB, e quindi con un device per volta.
I router portatili possono essere abbinati a SIM dati ricaricabili o in abbonamento: la scelta di quale soluzione sia più adatta alle tue esigenze di smart working è, in questo senso, solo tua, pur tenendo presente che le SIM in abbonamento non hanno la scomodità di dover essere ricaricate per continuare a funzionare. I mini-router sono inoltre disponibili anche in versione alimentata a batteria – perfetta per lavorare dove non è disponibile una presa della corrente! – che generalmente supporta un utilizzo continuativo per circa otto ore.
Un altro fattore da considerare nella scelta del router Wi-Fi portatile è legato all’opzione “SIM free”: questi modelli permettono di navigare utilizzando schede SIM di qualunque operatore nazionale e internazionale, e possono quindi rivelarsi adeguate se devi allestire la tua postazione di lavoro in un luogo di villeggiatura all’estero.
Quali sono i vantaggi di lavorare in smart working (anche) in vacanza?
Ferma restante la possibilità di organizzare la propria workstation nel modo migliore possibile dal punto di vista delle tecnologie e degli strumenti a disposizione, e di saper ottimizzare il proprio tempo suddividendolo equamente tra lavoro e svago, lo smart working in vacanza può rivelarsi vantaggioso sotto molteplici punti di vista:
- Incremento del tempo trascorso in villeggiatura: sono sempre più numerosi i dipendenti che preferiscono lavorare in mobilità dal luogo di vacanza, invece che accorciare le proprie ferie per recarsi fisicamente sul luogo di lavoro.
- Aumento della produttività: i momenti di vacanza sono, per loro natura, sgravati dagli impegni domestici quotidiani che tendono a distrarre dallo smart working “casalingo”. In questo senso, lavorare in villeggiatura può portare a una diminuzione dello stress e a un sensibile aumento della performance.
- Aumento della creatività e boost dell’umore: va da sé che lavorare guardando l’oceano o ammirando un paesaggio di montagna abbia un effetto positivo sull’umore che, a sua volta, influenza positivamente anche la creatività e il pensiero laterale.
- Aumento della qualità del lavoro: uno smart worker sereno e rilassato non soltanto lavora in modo più produttivo, ma anche migliore.
- Aumento della fedeltà all’azienda: le organizzazioni che offrono a dipendenti e collaboratori l’opportunità di lavorare in smart working possono contare su personale più felice e fidelizzato, che a sua volta genera un risparmio economico e di tempo in termini di scouting e formazione di nuove risorse.
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Buone vacanze da tutti noi!
