Per capire come funziona un centralino VoIP, ripassiamo prima di tutto brevemente la sua definizione.
L’acronimo VoIP identifica il trasporto della voce tramite connessione internet (Voice over Internet Protocol) al fine di assicurare servizi di comunicazione efficienti ovunque si trovino gli utenti, al contrario di un centralino tradizionale che utilizza le linee telefoniche per instradare le chiamate aziendali.
Possiamo inoltre descrivere il centralino VoIP come un sistema di gestione delle telecomunicazioni che permette alle aziende di disporre di un numero virtualmente illimitato di canali telefonici. In termini pratici, ciò significa che con un centralino VoIP è possibile effettuare contemporaneamente infinite chiamate e gestire qualunque numero di interni.
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Qual è quindi la differenza tra un centralino VoIP on-premise e un centralino VoIP in cloud?
Esistono diverse tipologie di centralino VoIP: on-premise (o locale) e in cloud (o virtuale). Le principali differenze sono relative alla posizione e alla gestione del sistema.
I centralini VoIP on-premise prevedono l’installazione fisica del centralino presso la sede del cliente. Ciò comporta inevitabilmente investimenti iniziali per l’acquisto dell’hardware e l’installazione del sistema, oltre ai costi legati alla manutenzione e all’aggiornamento del sistema nel corso del tempo.
L’azienda che si affida a una soluzione VoIP on-premise avrà un controllo diretto sul sistema e sarà responsabile di aggiornamento e manutenzione: queste attività richiedono personale interno con competenze tecniche per gestire e garantire il corretto funzionamento.
Al contrario, in un centralino VoIP in cloud l’intero sistema è virtuale, ossia ospitato su server remoti forniti da un provider di servizi in cloud. Il servizio di telefonia è esternalizzato, con conseguente risparmio di investimenti relativi a installazione, manutenzione e supporto tecnico.
La ragione di questo abbattimento dei costi è facilmente deducibile: l’azienda che sceglie un centralino VoIP in cloud non acquista alcuna infrastruttura (quest’ultima è infatti di proprietà del provider del servizio). Di riflesso, non dovrà quindi sostenere alcuna spesa per mantenerla né aggiornarla, allontanando il rischio di obsolescenza tecnologica. Inoltre, non sono presenti vincoli legati alla durata del contratto e vengono pagate esclusivamente le utenze utilizzate, che sono uniche e specifiche per ogni azienda, oltre che facilmente personalizzabili e scalabili in tempo reale a seconda delle esigenze.
Oltre a tutto questo, un centralino VoIP in cloud offre garanzia di massima sicurezza delle comunicazioni aziendali, poiché solitamente i provider si affidano a Data Center geo-ridondanti e certificati TÜV e ISO per una comunicazione davvero sicura.
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Centralino VoIP in cloud: un’alternativa performante e conveniente al centralino tradizionale
Se esistono oggettivi vantaggi legati alla scelta di un centralino VoIP in cloud rispetto a un centralino VoIP on-premise, essi aumenteranno ulteriormente quando il primo andrà a sostituire un sistema di gestione telefonica tradizionale, non soltanto in termini di convenienza dei costi, ma anche di affidabilità.
La tutela dei dati aziendali in un centralino VoIP in cloud è infatti assicurata dalla crittografia e da specifici tool di protezione degli account personali dei dipendenti. I centralini VoIP in cloud offrono inoltre l’utile opzione di impostare differenti tipologie di accesso a seconda dei vari utenti aziendali. Non va poi dimenticato che il centralino analogico può ricevere un numero di chiamate limitato alle linee telefoniche attive e cablate, mentre il centralino virtuale, appoggiandosi a moderne connettività internet, può effettuare un numero quasi infinito di chiamate contemporanee, senza limitazioni.
Il centralino in Cloud facilita anche il collegamento per le aziende multisede: le sedi distaccate o remote potranno essere collegate alla principale in modo semplice e funzionale. Le chiamate potranno essere facilmente convogliate da una sede all’altra, si potranno utilizzare risponditori automatici unificati, e si potrà decidere da quali linee e da quali sedi far uscire determinate chiamate o dove instradare le chiamate in entrata.
E lo smart working o il lavoro da remoto? Grazie al centralino telefonico VoIP l’azienda dispone di una soluzione già ready-to-use, che permette di lavorare ovunque con una semplice app.
Riassumendo, le organizzazioni che scelgono di installare un centralino VoIP in cloud scopriranno di avere a disposizione una soluzione:
- Facile da installare e configurare, grazie alla rapida integrazione con l’infrastruttura esistente.
- Trasparente dal punto di vista dell’investimento, perché priva di costi nascosti e di spese di manutenzione.
- Flessibile e utile in mobilità, perché permette di lavorare ovunque e con qualunque dispositivo: dallo smartphone al PC, dal telefono fisso al tablet. Basta un semplice login.
- Affidabile, perché il servizio è garantito e permette di essere sempre raggiungibili da colleghi, fornitori e clienti.
- Integrabile con app di Collaboration come Microsoft Teams e con il CRM aziendale.
- Sempre aggiornata, senza costi aggiuntivi per l’azienda.
- Scalabile sulle effettive esigenze dell’impresa, perché consente di modulare su base mensile il numero di utenze effettivamente necessarie all’attività.
- Personalizzabile grazie a tanti servizi opzionali inclusi, come videochiamate, segreteria telefonica, gestione delle code e condivisione dello schermo.
- Utile alla collaborazione aziendale sia tra colleghi della stessa sede che tra operatori di sedi diverse, grazie alla comunicazione integrata.
Ma cos’è la UCC?
UCC significa Unified Communication and Collaboration: è l’acronimo che descrive un’architettura di diversi sistemi telematici che possono essere fruiti attraverso una sola interfaccia, così da favorire un flusso di informazioni condiviso e coordinato sia dentro sia fuori l’azienda.
L’UCC è quindi al “cuore” di uno smart working efficiente, perché centralizzare i diversi canali di comunicazione e collaborazione e gli strumenti di produttività aziendale rende più efficienti tutte le attività, migliorando di riflesso la qualità del business.
Installando un centralino VoIP in cloud nella tua azienda, avrai a disposizione una soluzione avanzata e integrata per realizzare un sistema UCaaS (ovvero Unified Communications & Collaboration as-a-service) che unisce il concetto di UCC a quello di distribuzione in cloud, che assicura scalabilità massima e gestione efficace dei costi.
Quale soluzione di centralino è quindi la migliore per un’azienda?
Non c’è una risposta universale a questa domanda, poiché ogni soluzione di centralino può essere la più adatta a seconda della tipologia di azienda (ampiezza, multisede, numero di interni, utilizzo) e delle esigenze di business.
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