La comunicazione unificata aziendale nasce da un’esigenza semplice: evitare che telefonia, chat, videoconferenze, documenti e strumenti di collaborazione funzionino come sistemi separati.
In molte aziende le comunicazioni sono ancora distribuite tra centralino, smartphone, email, piattaforme di videoconferenza e applicazioni diverse. Questo rende il lavoro meno fluido e complica la gestione da parte del reparto IT.
Le soluzioni di Unified Communications (UC) servono proprio a integrare questi strumenti in un unico ambiente coordinato, rendendo più semplice comunicare e collaborare tra colleghi, sedi, clienti e fornitori.
Per comprenderne gli oggettivi vantaggi, è però importante prima di tutto capire cosa sia esattamente e in che modo funzioni.
Comunicazione Unificata aziendale: che cos è
La Unified Communication integra diversi canali di comunicazione all’interno di un ecosistema digitale coordinato.
Telefonia VoIP, chat, videoconferenze, stato di presenza, riunioni online e condivisione di documenti possono così lavorare insieme invece di restare strumenti separati.
Un utente può iniziare una conversazione in chat, passare a una chiamata, avviare una videoconferenza e condividere un documento senza cambiare continuamente applicazione o dispositivo.
Il vero vantaggio non è quindi avere più strumenti, ma fare in modo che comunichino efficacemente tra loro.
Da Unified Communications a UCaaS
Negli ultimi anni la comunicazione unificata si è spostata sempre di più verso il cloud.
Da qui nasce il concetto di UCaaS – Unified Communications as a Service, cioè un modello nel quale i servizi di comunicazione vengono erogati attraverso una piattaforma cloud.
Per l’azienda significa poter utilizzare chiamate, chat, videoconferenze e strumenti di collaborazione da sedi diverse, da casa o in mobilità, senza dover gestire localmente gran parte dell’infrastruttura applicativa.
Questo approccio è particolarmente interessante per le PMI e le organizzazioni multisede, perché semplifica l’aggiunta di utenti e l’estensione dei servizi a nuove sedi.
Non significa però che tutto debba essere necessariamente cloud. In molti casi la soluzione migliore resta ibrida, integrando centralino VoIP, servizi cloud e infrastruttura esistente.
Un esempio sono i centralini VoIP in cloud, che possono integrare telefonia, applicazioni desktop e mobile e altri strumenti aziendali.
VoIP, chat, video e collaborazione: un unico ambiente
La telefonia resta uno degli elementi centrali della comunicazione aziendale.
Con la tecnologia VoIP, le chiamate possono essere gestite da telefoni IP, computer o smartphone, mantenendo numerazioni e funzionalità aziendali anche quando l’utente lavora da remoto.
Quando il centralino viene integrato con chat, videoconferenza e stato di presenza, la comunicazione diventa più immediata. Un collega può verificare se una persona è disponibile, contattarla in chat e, se necessario, trasformare la conversazione in una chiamata o in una riunione video.
Questo è il vero senso della comunicazione unificata: ridurre le barriere tra i diversi canali.
Comunicazione unificata e aziende multisede
Il vantaggio della Unified Communication diventa particolarmente evidente quando l’azienda opera su più sedi.
Uffici, magazzini, filiali e utenti in smart working possono utilizzare gli stessi strumenti indipendentemente dalla posizione geografica. Numerazioni, chat, riunioni e strumenti di collaborazione possono essere condivisi senza dover creare sistemi completamente separati per ogni sede.
Questo può semplificare anche il lavoro del reparto IT, permettendo una gestione più centralizzata di utenti, servizi e configurazioni.
La qualità della comunicazione dipende però anche dall’infrastruttura di rete aziendale.
Voce e video sono sensibili a latenza, jitter e perdita di pacchetti. La connettività deve quindi essere adeguatamente dimensionata e firewall, Wi-Fi e collegamenti tra sedi devono essere progettati tenendo conto anche del traffico voce e video. Dove necessario, possono essere applicate politiche di QoS – Quality of Service per dare priorità alle comunicazioni più sensibili.
Una piattaforma UC può essere eccellente, ma se la rete è instabile l’esperienza degli utenti ne risentirà comunque.
Il ruolo di Microsoft Teams e Microsoft 365
Microsoft Teams è uno degli esempi più diffusi di piattaforma che integra chat, riunioni, videoconferenza, condivisione di file e, tramite Teams Phone, anche funzionalità telefoniche.
È però importante distinguere Teams dal concetto più ampio di Microsoft 365.
La comunicazione unificata riguarda principalmente l’integrazione dei diversi canali di comunicazione. Microsoft 365 comprende invece un ecosistema più ampio che include anche posta elettronica, gestione documentale, identità, sicurezza, SharePoint e OneDrive.
I due temi sono quindi strettamente collegati, ma non coincidono.
Per approfondire l’utilizzo di questi strumenti in azienda puoi consultare anche i nostri servizi di collaborazione e comunicazione.
Cosa valutare prima di scegliere una soluzione
Non esiste una piattaforma di comunicazione unificata adatta allo stesso modo a tutte le aziende.
La scelta deve partire da come lavora realmente l’organizzazione: numero di sedi, presenza di utenti remoti, sistema telefonico esistente, applicazioni utilizzate, eventuali integrazioni con CRM o gestionali e qualità della connettività disponibile.
Va considerata anche la continuità operativa. Se telefonia e collaborazione dipendono dalla connessione internet, una seconda linea o un sistema di failover possono diventare elementi importanti del progetto. Questo aspetto rientra in una strategia più ampia di Business Continuity e Disaster Recovery.
Allo stesso modo, devono essere valutati sicurezza degli account, autenticazione multifattore e corretta gestione degli utenti.
La tecnologia va quindi scelta in funzione dei processi aziendali, non semplicemente in base al numero di funzionalità disponibili.
Quali vantaggi offre una comunicazione unificata
Una soluzione ben progettata può semplificare sensibilmente il lavoro quotidiano.
Gli utenti possono utilizzare meno strumenti separati, comunicare più facilmente tra sedi diverse e accedere ai servizi da PC, smartphone o telefono IP. Il reparto IT può invece beneficiare di una gestione più centralizzata e di una minore frammentazione delle piattaforme.
Il vantaggio principale è proprio la continuità dell’esperienza di comunicazione: voce, video, chat e collaborazione smettono di essere mondi separati e diventano parti dello stesso ambiente di lavoro.
Il ruolo di 3MSOLUTIONS
3MSOLUTIONS supporta le aziende nella progettazione, integrazione e gestione di soluzioni di comunicazione e collaborazione.
L’attività può comprendere l’analisi dell’infrastruttura di rete, l’implementazione di telefonia VoIP e centralini, l’integrazione con Microsoft 365 e la configurazione di collegamenti tra sedi.
L’obiettivo è costruire un ambiente coerente con l’operatività dell’azienda, evitando la sovrapposizione di strumenti inutili o difficili da gestire.
È l’integrazione di telefonia, chat, videoconferenza, stato di presenza e strumenti di collaborazione all’interno di un unico ambiente aziendale coordinato.
UCaaS significa Unified Communications as a Service. Indica un modello in cui i servizi di comunicazione unificata vengono erogati attraverso una piattaforma cloud.
No. Il VoIP è la tecnologia che permette di gestire la voce attraverso reti IP. La comunicazione unificata è un concetto più ampio che può comprendere VoIP, chat, videoconferenza, presenza e collaborazione.
Teams può essere utilizzato come parte di una soluzione di comunicazione unificata e, attraverso Teams Phone, può integrare anche funzionalità telefoniche. La configurazione dipende dalle esigenze e dalle licenze utilizzate.
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